【企業の担当者様向け】社内でライブ配信をする際の5つの注意点

はじめに

動画によるライブ配信は分かりやすくリアルタイムで情報を伝えられる特徴があり、社内で活用する会社も増えてきています。しかし、ライブ配信を社内で実施するにあたり「何か問題があるのか」「何に気を付けたら良いのか」という疑問を抱く方もいるのではないでしょうか。

そこで、本記事では企業の担当者様向けに、社内でライブ配信をする際の5つの注意点をご紹介しますので、参考にしていただけると幸いです。

社内でライブ配信をする際の5つの注意点

社内でライブ配信をする際に注意する点は5つあります。

1. ①社員に情報の秘匿性を周知させる
2. ②セキュリティ対策を行う
3. ③配信システムに注意する
4. ④著作権に配慮する
5. ⑤肖像権にも気をつける

①：社員に情報の秘匿性を周知させる

社内でライブ配信を実施する際に取り扱う内容には、重要な企業秘密と言われるような機密情報を含んでいることがあります。例えば、技術研修をライブ配信するケースでは、会社外に出してしまうと問題になるような技術情報も取り扱うでしょう。会社の経営計画や戦略などについてライブ配信を行い、社員で意見交換をする場合も、共有する情報の扱いには注意が必要です。

そこで、ライブ配信の内容に機密情報が含まれるという点について、社員に注意喚起を行い、情報の扱い方を周知させて秘匿性を守ることが大切です。仮に、ライブ配信を社員が録画や録音してしまうと、配信コンテンツが社外に流出してしまう可能性が出てきますので、録画・録音のルールも検討します。

ライブ配信だけでなく、録画してアーカイブ動画を配信する予定がある場合は、後日でもライブ配信を見直すことができるということを社員へ事前に伝えておきます。アーカイブ動画で視聴できる機会があれば、録画をする必要がないと社員が理解してくれますので安心です。

また、社内ライブ配信を実施する際には、視聴できるURLやパスワードなどを設定することがあります。このようなアクセス情報を自社で管理するのは大切なポイントです。社員がプライベートで使っているPCやスマートフォンに、安易にアクセス情報を保存しておかないなど、適切な扱い方について共有しておきます。

以上のように、社内でライブ配信をする際には、扱う情報について秘匿性を守ることを社員に周知させましょう。

②：セキュリティ対策を行う

社内向けのライブ配信では、セキュリティに関して気をつけておかなければなりません。社内のファイルサーバーに動画ファイルを置いて共有すると、ファイル自体をダウンロードするのが容易になります。この方法では社外にファイルを持ち出しやすいため、機密情報を含んだ社内向け動画を扱う際には避けるようにします。

その点、ライブ配信はPCやスマートフォンなどの視聴端末にファイルが残らないため、会社の重要な情報の共有に向いていると言えます。ライブ配信では、セキュリティを高めるためにアクセスできる範囲を制限する方法があります。

例えば、前述したパスワードに加えてIDも発行すれば、IDがないとライブ配信の視聴ができませんので、アクセスできる範囲を制限することが可能です。IDとパスワードで認証を行ってからライブ配信を視聴するようにすれば、アクセスした記録とIDを照らし合わせて、実際に視聴した社員を確認することもできます。また、IPアドレス制限を設定することで、社外からアクセスできないようにする方法もあります。

インターネットに接続されたサーバーやルーターなどの通信機器、視聴する際に使うPCやスマートフォンには、IPアドレスと呼ばれる番号が割り振られています。このIPアドレスに制限を設定してアクセス範囲を限定すれば、セキュリティを高めることができます。

さらに、視聴期間や回数などを制限するワンタイムURLを活用する方法もあります。配信を視聴するURLにアクセスできる期間を制限すれば、規定の期間を過ぎると無効になって視聴ができなくなります。視聴回数を制限すると、何度もアクセスすることができなくなります。URLへの不正アクセスやURL情報の拡散を防ぐことができます。

このように、社内ライブ配信でのセキュリティ対策は重要事項の1つでしょう。

③：配信システムに注意する

YouTubeなどの動画配信プラットフォームを活用すると、社内ライブ配信をすることができます。

例えば、YouTubeのライブ機能を使って、新入社員研修などに活用している企業のケースがあります。社内でライブ配信を実施する際には、社員だけが視聴できるように限定公開設定で配信する方法があります。

特定のURLにアクセスすれば限定公開されたライブ配信を視聴することができますが、このURLの扱いには注意が必要です。限定公開でもURLを知っていれば誰でもアクセスができてしまいますので、URL情報を不必要に共有してしまうと限定の意味がなくなってしまいます。URLだけでなく、アクセスするパスワードを発行する場合はパスワードの管理にも気を付けなければなりません。

特に、以前配信した際に使ったパスワードと同じものを使いまわしてしまうと、情報が公開されて第三者がライブ配信に入り込んでしまうといったトラブルの原因になります。侵入した第三者が社員の名前に変更して、なりすましをする可能性もあります。第三者によるなりすましを防ぐために、表示される名前を参加者自身が変えられないようにする設定があるシステムにします。

使用するシステムがそのような設定に対応しているか、確認しておくことも大切です。また、ZoomなどのWeb会議ツールでも、社内のライブ配信を実施することができます。ツールには無料と有料のライセンスがあり、参加人数や配信時間制限の有無、録画機能やクラウドへの保存など対応している機能に違いがあります。

ライセンスによって自社が必要な条件を満たしているか、チェックしておきます。ぜい弱性や機能の不備などで修正のためにツールのアップデートがされることもありますので、ライブ配信に使用する場合は最新版にアップデートしてから活用すると安心です。さらに、このような無料でも使えるシステムだけでなく、有料のライブ配信システムを導入する方法もあります。

ライブ配信システムによって利用可能なユーザー数や同時視聴数などが決まっていたり、アクセス制限の方法が異なっていることがあります。自社で必要な機能が備わっているかをチェックして、専用の配信システムの導入も検討すると良いでしょう。

配信システムを導入する際には、社内ライブ配信用のネットワーク環境について見直しておく必要があります。社内ネットワークを使う場合は通信負荷がかかって他の業務に影響を与えないように、主回線とは別の回線を確保しておけば、高画質のライブ配信をしても扱いやすくなります。

④：著作権に配慮する

ライブ配信でBGMや音楽を使用する場合は、著作権について注意が必要です。

会社は営利目的として活動している団体のため、社内ライブ配信で何らかの利益を得ていないとしても著作物の扱い方によっては権利侵害が関わってきます。社内ライブ配信を実施する際には、使用するBGMや音楽の著作者に許可を得なければなりません。

具体的には、JASRACなどの著作権管理事業者に申請するか、業務用の音楽配信サービス​​を活用する方法があります。また、市販されている書籍や雑誌などからの引用や転載も、著作権が関わりますので注意します。例えば、自社の創業者などが著した書籍からの引用や転載は、出版社にも権利が発生している可能性があります。ライブ配信で使用する資料に載せたり、共有する画面に記載したい場合は出版社の許諾が必要か確認しておきます。

さらに、ライブ配信を録画・保存してアーカイブ動画を用意することがあります。このアーカイブ動画にDRM（Digital Rights Management）という技術を活用してライセンスキーを設定する方法があります。これによって、ライセンスキーを保有しているユーザーだけが動画コンテンツを視聴することができます。正しいキーがなければ視聴できないため、安易にコピーされることを防いだり、アーカイブ動画が流出してしまった場合でも著作権の被害を最小限に抑えることが可能です。

このように、著作権に気をつけるケースは様々ありますが、コストがかかることも少なくありませんので、自社の状況と合わせて検討すると良いでしょう。

⑤：肖像権にも気をつける

社内ライブ配信に出演する人物に対しては、肖像権に気をつけて配信を行う必要があります。

肖像権とは、無断で写真や映像を撮られて公表・利用されないように主張できる権利のことです。例えば、社外からのセミナー講師などはもちろん、自社の社員がライブ配信に出演するケースでも、肖像権の観点から同意事項を確認しておかなければなりません。

つまり、出演する人物の同意があれば、ライブ配信をしても肖像権の侵害にはなりにくいため、同意書を提出してもらうなどの対処方法を検討します。同意内容として社内ライブ配信の内容や配信方法、使用期間などを記載して口頭説明後、書面に残します。

また、予め録画された映像などをライブ配信中に扱う場合は、その映像に映っている人物に対しても配慮する必要があります。カメラから遠い場所にいたり、不鮮明な映像で個人が特定できないような状態であれば問題にならない可能性が高いでしょう。

余計な人物が映り込んでいる素材はできるだけ使わないか、扱いたい場合は配信前に使用の同意を得ておくと安心です。社外に広く配信されなくても、出演者の肖像権に配慮しながら活用していくことが大切です。

社内ライブ配信は実績がある映像制作会社に頼ろう

社内ライブ配信には気をつけたい点がいくつもありますので、実績がある映像制作会社に頼れば安心して配信をすることができます。

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