はじめに

近年、企業がマニュアルを動画化する動きが見られます。動画マニュアルを導入することで、業務の効率化や業務理解などを深めることが可能になります。企業担当者様の中には、「動画マニュアルのメリット・デメリットは？」「制作方法は？」と思われている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、動画マニュアルの目的、メリット・デメリットと制作方法について解説します。活用事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

企業が動画マニュアルを制作する目的

動画マニュアルの目的は、業務の効率化や企業への理解を深めてもらうことです。業務の手順や機器の操作方法、商品の説明など企業にとって重要な情報を動画にまとめたものを指します。では、具体的にどのような種類があるのでしょうか。次に、動画マニュアルの種類について紹介します。

企業が制作する動画マニュアルの主な種類

企業の動画マニュアルは、視聴者によって動画内容が異なります。主な動画マニュアルの種類は、以下の4つです。

• ①研修
• ②業務手順
• ③営業ノウハウ
• ④商品説明

①：研修

研修に使われる動画マニュアルは、新人教育や中途採用者など、それぞれの立場に合わせて企業理念や基本的なビジネスルールを学べる動画のことです。各地に店舗を展開する小売業や飲食店では、店舗運営マニュアルを制作することで、全店で同じ内容の研修を受けることができます。

②：業務手順

業務手順の動画マニュアルは、仕事のスケジュールや業務内容など、企業の全体像を理解するために制作された動画のことです。業務内容や手順だけでなく、機器操作などを解説する動画もあります。

③：営業ノウハウ

営業の動画マニュアルは、営業職のプロセスやノウハウなどのスキルを共有するために制作された動画です。営業ノウハウをマニュアル化することで、話し方や仕草、話すトーンなどをわかりやすく伝えられるので、再現性の高い営業教育を行えます。トップ営業マンをお手本として制作すれば、各社員の営業スキルの底上げが期待できます。

④：商品説明

商品説明の動画は、自社商品・サービスの使い方や特徴、組み立て方などを説明したものです。説明書代わりに、使用方法のDVDを添付したり、QRコードを同封してユーザーに動画マニュアルを見てもらいます。動画で具体的な使い方や組み立て方が理解できるので、ユーザーの満足度にも繋がります。

動画マニュアルは、視聴者によって動画マニュアルの内容が異なります。「研修で使う」「説明書として使う」など、種類に合わせた活用方法で企業にとって様々なメリットをもたらします。

企業が動画マニュアルを制作するメリット

動画マニュアルを制作し、活用するメリットについて7つ紹介します。

• ①視認性が高く伝わりやすい
• ②スキルを均質化できる
• ③時間や場所を選ばずに学習できる
• ④運用コストを削減できる
• ⑤紛失・流出のリスクを軽減できる
• ⑥進捗状況を確認できる
• ⑦言語に関係なく制作できる

①：視認性が高く伝わりやすい

動画マニュアルは、映像と音声、テロップなどのテキストを使用することで、正しい情報を伝えられます。また、動画はテキストと比べて記憶に残りやすい特徴があります。文章だけではイメージしづらい動作も、映像があることで理解がしやすくなるでしょう。

②：スキルを均質化できる

研修のたびに指導者が異なると、指導者のレベルや教え方の違いによって、研修を受けるスタッフのレベルに差が生じる可能性があります。しかし、研修や業務手順を動画マニュアルにすることで、視聴者に常に同じ情報を伝えることができます。その結果、イメージの違いや勘違いなどの誤認が起こりにくく、スキルレベルの均質化が期待できます。

③：時間や場所を選ばずに学習できる

動画マニュアルは、タブレットやスマートフォンなどがあり、環境が整っていれば場所を選ばずにマニュアルを確認することが可能です。気になったときにマニュアルを確認できるので、ミスを防ぐこともできます。また、営業で外出しているときや外の現場で作業中など、社内外問わず閲覧可能です。

④：運用コストを削減できる

動画マニュアルを取り入れることで、紙に印刷したマニュアルを作成する必要がなくなります。動画マニュアルにすることで、紙だけでなくインクのコストやマニュアル作成のための工数も削減できます。また、研修のための指導者の人件費や研修費用の削減も可能です。さらに、紙のマニュアルの場合はファイルに綴じて棚に保管するなど、管理の手間が発生しますが、動画であれば場所を取ることもありません。

⑤：紛失・流出のリスクを軽減できる

紙のマニュアルは、持ち運びの際の紛失などで、企業の資料が流出してしまう可能性があります。マニュアルには業務内容だけでなく、機密事項が記載されている場合もあるので、流出は避けるべき事態です。しかし、動画マニュアルの場合、専用のフォルダやクラウドに保管しているので、紛失リスクは低いといえるでしょう。また、スマートフォンやタブレットを紛失しても、セキュリティを管理していれば機密事項の流出を回避できます。

⑥：進捗状況を確認できる

紙のマニュアルは、渡したあとに目を通しているのか確認ができない欠点がありました。しかし、動画マニュアルは、配信履歴を管理できるので学習進捗の確認が可能です。学習状況を可視化できるので、学習が進んでいないようであれば視聴を促すこともできます。

⑦：言語に関係なく制作できる

外国人スタッフの採用が一般的になっていますが、中には日本語が苦手な人もいるでしょう。紙のマニュアルの言語を翻訳し、言語ごとに印刷するには手間とコストがかかります。しかし、動画マニュアルであれば、自動多言語翻訳機能を掲載したツールなどもあるため、多言語の動画マニュアルを制作できます。

意思疎通が難しくても視覚的なアプローチができ、字幕を入れればさらに理解を促すことが可能です。マニュアルを動画に変更することで、業務効率化が期待でき、スタッフのレベルの均質化が図れるだけでなく、企業全体のレベルの底上げに繋がります。

企業が動画マニュアルを制作するデメリット

動画マニュアルを制作するデメリットは、以下の5つです。

• ①導入時に運用コストがかかる
• ②閲覧用にスマートフォンやタブレットが必要となる
• ③機械が苦手な人には負担がある
• ④情報が見つけにくい
• ⑤情報の詳細を確認しにくい

①：導入時に運用コストがかかる

動画マニュアルを制作するには、費用と時間がかかります。制作には、カメラや機材、編集ソフトなどが必要になり、購入すると数十万円かかる可能性があります。また、制作するには普段の業務以外で制作する必要もでてくるでしょう。

②：閲覧用にスマートフォンやタブレットが必要となる

動画マニュアルを閲覧するには、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末が必要です。個人のスマートフォンを使用すると、仕事とプライベートの線引きがあいまいになるなどのトラブルが発生する可能性もあります。

また、スマートフォンだと画面が小さく、動画閲覧には不向きなこともあるでしょう。ですので、企業で動画マニュアルを導入する場合には、専用のパソコンやスマートフォン、タブレットを新たに購入する必要があります。

③：機械が苦手な人には負担がある

パソコンやスマートフォン、タブレットに馴染みのある人にとっては、紙より動画のマニュアルの方が使いやすいです。しかし、スマートフォンやタブレットに慣れていない人にとっては、機械に慣れるまで学習しにくいデメリットがあります。また、トラブルやエラーが発生した時に、自分で対処ができない懸念点もあります。

④：情報が見つけにくい

動画マニュアルは、目次やタイトルが細かく設定されていないと目的の情報を探すのが大変です。

「この解説は○分○秒」などメモを残しておかないと、見直すたびに時間がかかってしまいます。

⑤：情報の詳細を確認しにくい

また、詳細な作業の手順や、書類の書き方など細かな仕様を伝えるのには向いていないケースもあります。

さらに、テキストで伝えたほうが分かりやすい情報もあるので、細かな情報を確認しづらいことを認識し、紙のマニュアルと使い分けが必要です。動画マニュアルは視認性もよく覚えやすい反面、機械に慣れないといけない点もあるので、導入時は機械が苦手な人をフォローできる体制を整えておくことが大切です。

以上、動画マニュアルのデメリットについて紹介しました。では、動画マニュアルはどのように制作したらいいのでしょうか。通常の動画制作とは異なるところもあるので、大まかな流れと詳細を解説します。

わかりやすい動画マニュアルの制作方法

次に、動画マニュアルの制作方法の流れについて紹介します。

• ①目的を明確にする
• ②構成・台本を作成する
• ③機材を揃え撮影場所を確保する
• ④動画を撮影する
• ⑤動画を編集する

①：目的を明確にする

まず、動画マニュアルを制作する目的を明確にします。

• ・新人研修
• ・業務手順
• ・商品説明

など、誰の為に制作する動画なのか目的を決める事がわかりやすい動画マニュアルを制作するポイントになります。

②：構成・台本を作成する

次に構成を考えます。構成とは、全体の流れを組み立てる作業のことです。どのような流れで制作すると理解しやすいか、閲覧者の目線に立って考えることが大切です。構成が決まり次第、台本を作成します。台本があれば撮影全体の流れも把握でき、過不足なく情報を伝えることができます。

③：機材を揃え撮影場所を確保する

動画マニュアルを撮影するには、最低限以下の機材が必要です。

• ・カメラ
• ・三脚
• ・編集ソフト

クオリティの高い動画マニュアルを制作する場合、ジンバルや照明・マイクなどもあるといいでしょう。また、動画マニュアルで使用する機材が揃ったら、撮影場所を確保します。余計な音が入らないように音が遮断できるような場所で撮影できるといいでしょう。

④：動画を撮影をする

動画撮影は、特定のアングルだけでなく、角度を変えてさまざまなアングルから撮影します。同じシーンでもアングルが変わると見え方が変わるので、撮り直しを防ぐためにも撮影するアングルは工夫しましょう。撮影後に「動画が足りない」とならないために、多めに撮影しておくことをおすすめします。

⑤：動画を編集する

撮影が終わったら、編集ソフトを使用して動画を編集します。不要なシーンをカット、字幕・テロップ・ナレーションを追加してわかりやすい動画に仕上げます。ポイントは、新人や外国人にもわかるように専門用語を使いすぎないことです。

また、図解やイメージ写真があると理解が深まります。さらに、BGMや効果音などを活用すればクオリティの高い動画マニュアルになります。

動画マニュアルの事例

最後に、動画マニュアルを活用している実際の事例を3つ紹介します。

sanpack

sanpackは、化粧品OEMメーカーです。新入社員に向けた社内動画マニュアルで、作業スタートから業務の流れを解説した動画になっています。テロップも大きく表示され、関連動画が流れるので作業のイメージがしやすいです。

参照元：sanpack様

岡本工作機械製作所

岡本工作機械製作所のノウハウを伝える動画マニュアルです。

BGMなどはないですが、字幕で丁寧に解説してくれるので、作業工程がわかりやすくなっています。

参照元：岡本工作機械製作所

本田技研工業株式会社（Honda）

本田技研工業株式会社が配信している、車のタイヤがパンクしたときに使用する応急処置キットの使い方の説明動画です。アフターサービスの1つとして配信されています。応急処置の方法だけでなく、「このような場合はこう対処してください」という丁寧なアナウンスが入っているのも親切です。

参照元：Honda　　　

以上のように、社内向けマニュアルやアフターサービスとして動画マニュアルが活用されています。自社の業務内容や商品の使い方の中に、文字や写真だけではわかりにくそうなものがあれば、動画制作を検討してみてはいかがでしょうか。

わかりやすい動画マニュアルを制作すれば業務の効率化を目指せる

動画マニュアルを制作する目的や種類、メリット・デメリットと制作方法を事例と共に紹介しました。

動画マニュアルを制作して導入すれば、コストの削減だけでなく、視覚的に業務手順や作業の進め方などを理解でき、スキルの均質化に繋がります。しかし、動画を制作するには機材の購入や、端末の導入などコストもかかります。また、動画撮影の担当になったスタッフは、慣れない作業が負担になることもあるでしょう。動画マニュアルの制作を検討しているなら、動画制作会社に相談するのもおすすめです。

クオリティの高い動画マニュアルを制作しておけば、作業やノウハウを教える時間を短縮することが可能になり、業務の効率化が実現します。弊社ファーストトーンでは、ニーズに合わせた動画を制作いたします。事例を参考に気軽にご相談ください。

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