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セキュリティ対策は万全？企業が動画を活用する際に気をつけるべき6つの注意点
本記事では、企業が動画を活用する際のセキュリティ上の注意点を6つご紹介しています。動画制作における情報漏えいのリスクを減らし、会社の信用問題に発展するようなトラブルを防ぐための参考にしてください。
近年、企業が社内外向けの情報発信や共有の際に、動画を活用するようになってきました。
しかし、企業が活用する動画には、会社業務に関する情報が扱われていることも少なくありません。
そのため、動画制作を検討している企業の担当者様には、以下のような疑問があるのではないでしょうか。
「動画を活用する際にセキュリティは大丈夫なのか」
「動画制作ではセキュリティ面でどのようなことに注意したらよいのか」
情報漏えいの問題などにつながるため、セキュリティ面には気をつけなければいけません。
そこで本記事では、企業が動画を活用する際のセキュリティ上の注意点を、6つご紹介します。
なぜセキュリティ面で注意が必要なのか
最初に、なぜセキュリティ面で注意が必要なのか、具体的に解説します。
ホームページなど、社外へ既に発信されている情報を動画で扱うのであれば、トラブルにはなりにくいでしょう。
しかし、Web会議の配信や研修動画など、社外へ流出すると問題になるような情報が動画コンテンツに含まれている場合は、注意しなければいけません。
例えば、セキュリティ対策が充分ではないと、情報漏えいにつながってトラブルの原因になってしまいます。
ダウンロードした動画ファイルを安易に共有してしまったり、機密性の高い情報を含んだコンテンツを社外に持ち歩くなど、セキュリティに対する認識の甘さが企業の信用問題に発展するケースもあります。
そのため、企業が動画を活用する際には、セキュリティ面に注意しながら対策を立てておくことが重要です。
動画を活用する際のセキュリティ上の注意点6つ
次に、企業が動画を活用する際のセキュリティ上の注意点を6つ紹介します。
- ①共有の制限方法を検討する
- ②動画ファイルの保存に注意する
- ③暗号化でコンテンツを保護する
- ④共有サービスの無料と有料の違いを知っておく
- ⑤クラウド型とオンプレミス型の違いを知っておく
- ⑥社内で意識づけやルール決めを行う
以下にそれぞれ解説します。
①：共有の制限方法を検討する
企業が扱う動画には、共有の制限方法を検討する必要があります。
動画の公開先によって方法が異なるのですが、1つ目はYouTubeなどで公開する場合、2つ目は社員用サイトを用意して動画を公開する場合です。
1つ目、YouTubeなどで公開する場合から紹介します。
例えば、社員が動画に出演して説明を行うとしましょう。このとき、YouTubeなどで一般公開のまま配信してしまうと、誰でも動画を視聴することができます。
企業が扱う動画は会社名が分かりやすく、社員の顔が多数の視聴者に公開され、場合によっては個人情報を特定される可能性があるのが懸念点です。
とくに、業務上の社内情報が一般に公開されると問題につながるようなケースでは、動画を限定公開にするなど視聴対象者を絞る方法を検討します。
共有の範囲を限定すると、誰でもアクセスできるチャンネルページには動画が表示されなくなりますが、動画へのURLを知っている社員は視聴することが可能です。
このように、限定公開にすることで誰でも自由に視聴することを防げます。
しかし、視聴用のURLの管理には注意が必要です。URL自体が共有されてしまうと、想定していないユーザーも視聴できるため、限定公開にする意味がなくなってしまいます。
そのため、限定公開はおすすめできる方法ではありません。
そこで有効なのがYouTubeの非公開設定で、特定の視聴者に制限して共有が可能です。ただし、非公開の動画を視聴するためにはGoogleアカウントを持っている必要があります。
2つ目、社員用サイトを用意して動画を公開する場合を紹介します。
仕組みとしては、IDとパスワードを使ってアクセスする社員用のサイトを用意して、そこで動画を公開するという方法です。
この場合は、視聴用URLが流出してしまっても、IDとパスワードが分からなければアクセスできませんので、共有の制限が可能です。
また、IPアドレス制限をすると会社からのみアクセスできるようにするなど、接続元を限定できるので、必要であれば設定します。
不特定多数の視聴者に公開しない動画は、以上のように共有の制限方法を検討すると良いでしょう。
②：動画ファイルの保存に注意する
企業が動画を扱う際には、動画ファイルの保存に注意が必要です。
例えば、Web会議の資料など社内向けの機密情報を含む動画は、会社のファイルサーバーに保存しておくと会議の参加者以外もダウンロードすることができます。
ダウンロードした動画ファイルを持ち出したり、再配布が可能になり会議の内容が社外に流出する可能性があります。
そのため、Web会議の終了後にファイルを削除するか、保存の必要がある場合は前述したパスワードなどでアクセス制限をしておくと安心です。
また、社内向けの研修動画などを活用するケースでは、Webサーバーを使ってダウンロード配信することがあります。
これは手軽な方法ですが、パソコンやスマートフォンなどの視聴端末に動画をダウンロードするため、動画ファイルが端末側に残ってしまいます。
そこで、動画配信サービスなどを活用してストリーミング配信による情報共有を検討すると良いでしょう。
ストリーミング配信は、1つの動画をパケットと呼ばれる細切れのファイルにして、視聴端末に配信します。
細切れのファイルは一時的に視聴端末に記録されますが、再生が終わると消えるようになっています。
視聴端末に動画ファイルが残らないため、ストリーミング配信は機密情報を扱う企業用動画に適している方法です。
このように、動画ファイルの保存に注意して、セキュリティを高めることが重要です。
③：暗号化でコンテンツを保護する
企業が動画を活用する際に、不正なダウンロードや拡散からコンテンツを保護する方法として暗号化があります。
暗号化によって、動画コンテンツが想定外の流出をして業務に関する情報の漏えいを防ぐ効果が期待できます。
例えば、DRMと呼ばれるコンテンツの保護技術では、動画の再生ファイルに鍵をかける形で暗号化して、その鍵を開けるためのライセンスを取得しないと再生できないようにします。
そのため、動画にDRMを適用すると再生や複製、変更ができないように制御が可能です。
DRMには鍵情報だけでなく視聴可能な時間制限を設定したり、画面キャプチャを禁止するなど、さまざまな機能があります。
また、ストリーミングコンテンツを配信するために開発されたHLSと呼ばれる規格で、AESという暗号化方式を使って、コンテンツを保護する方法もあります。
アーティストの音楽ライブや決算発表会、セミナーなどセキュリティ対策が必要とされる動画コンテンツで使われている方法です。
しかし、暗号化した動画コンテンツが特殊なツールを使って解読されてしまうリスクは、DRMと比較すると高くなりますので注意が必要です。
このように、暗号化でコンテンツを保護すれば、それだけ想定外の拡散を防ぐことができますが、広く視聴者に共有するのは難しくなるでしょう。
想定している動画の共有範囲など、自社の実情に合わせて暗号化によるコンテンツの保護を検討するのがおすすめです。
④：共有サービスの無料と有料の違いを知っておく
動画の共有サービスには、無料と有料があります。
無料のサービスのメリットはコストがかからずに、手軽に動画コンテンツを共有することができる点です。
無料の動画共有サービスの1つとして有名なYouTubeは、多数の視聴者を獲得できるところが魅力的です。
しかし、無料の動画共有サービスは広告や宣伝などを目的に、ユーザーに広くコンテンツが共有・拡散されることが想定されているため注意が必要です。
おすすめとして競合他社の動画や広告が出てくる可能性もあるため、ビジネス利用では難しい場合があります。
また、有料の動画共有サービスは情報漏えいを防ぐセキュリティ機能や、サポート体制が用意されているのがメリットです。
動画の視聴者を分析できる機能もありますが、コストがかかる点はデメリットと言えます。
セキュリティが高くて動画の管理がしやすくなるなど、有料の機能を重視するのか。あるいは、コストや手軽さをメインに無料で検討するのか。
社外への情報漏えいの可能性と、パソコンやスマートフォンなどマルチデバイスでスムーズに視聴ができるかどうかも含めて、動画共有サービスを厳選するのが良いでしょう。
⑤：クラウド型とオンプレミス型の違いを知っておく
企業が動画を扱う際には、動画配信システムがクラウド型かオンプレミス型かを知っておく必要があります。
動画配信システムには、インターネットを介して提供されたシステムを利用するクラウド型と、自社にシステム環境を構築するオンプレミス型があります。
クラウド型は、サービス事業者が提供するシステムをインターネット経由で使用するため、企業独自のセキュリティ要件を満たすシステムを設計できるとは限りません。
情報流出のリスクについても、常時インターネットに接続されているクラウド型はリスクが上がるでしょう。
オンプレミス型は、自社に環境構築をするため、厳格なセキュリティ体制を整えることが可能です。
外部ネットワークから遮断されたローカルの環境で運用ができることから、オンプレミス型はセキュリティリスクが下がります。
しかし、導入・ランニングコストがクラウド型よりもかかることがあります。
このように、クラウド型とオンプレミス型の違いを知っておき、自社の状況に合わせたシステムの選定がおすすめです。
⑥：社内で意識づけやルール決めを行う
動画を扱う際には、セキュリティについて意識づけやルール決めを社内で行います。
例えば、会社の業務用動画を投稿・管理する担当者が、セキュリティについてリテラシーが低いと情報流出などのトラブルが発生しやすくなります。
そのため、セキュリティ研修などを実施して、動画の扱い方に注意するように意識づけを行っておくことが大切です。
また、動画の投稿や管理についてチェックポイントなどルール決めを行うことも重要です。
とくに、複数の担当者で動画を扱っている場合は、認識の違いによって投稿や管理方法が統一されず、トラブルにつながらないようにルールが必要でしょう。
動画の配信方法を間違えるなど、ツールの操作ミスが問題につながってしまう場合もあります。
さらに、ルール体制を準備しておけば担当者が入れ替わる際に、引き継ぎをスムーズに行うことができます。
このように、社内でセキュリティについて意識づけやルール決めを行っておくと、ミスを減らしてトラブルを防ぐことが可能です。
セキュリティ対策はプロの動画制作会社に任せよう
以上、企業が動画を活用する際のセキュリティ上の注意点を6つご紹介しました。
技術の進歩や新たな脅威に対応するために、セキュリティ対策を定期的に見直すことが大切です。
弊社ファーストトーンは他社に先駆けて最新の機器・機材を導入し、技術の最先端を走り続けている映像制作会社です。
セキュリティの対策はもちろん、プロの視点から御社に最適なご提案が可能ですので、下記事例紹介を参考に、ぜひご相談ください。